På tide å bytte journalsystem? Her får du tips til hvordan du bør gå frem

Tipsene for deg som står overfor valg av nytt journalsystem

Journalsystemet er kjernen i alle helsevirksomheter og verktøyet som får arbeidsdagen til å fungere. Det er også systemet som mest påvirker personalets arbeidsmiljø. Derfor er det viktig å velge en løsning som møter deres behov og forutsetninger. Men hvordan går du egentlig frem for å finne riktig?
‍

1. Gjør behovsanalyse

Start med å tenke gjennom hvorfor dere ønsker å bytte til en ny løsning, og hvilke deler av journalsystemet som er viktigst for deres virksomhet/helsetjeneste.

Eksempler på faktorer å vurdere i denne fasen er:

• Hvilken arbeidsmodell har dere? Fysisk eller digital?
• Hvilke pasientgrupper har dere nå og i fremtiden?
• Funksjonalitet - hva vil dere trenge? Hvem trenger hva?

‍

2. Lokal installasjon eller skybasert løsning?

Nå til dags snakkes det ofte om webbaserte og skybaserte journalsystemer, som muliggjør økt tilgjengelighet, pålogging fra hvilken som helst enhet, og løpende oppdateringer uten behov for lokale installasjoner. Et skybasert journalsystem passer for deg som vil komme i gang med bruk av systemet uten for mye styr, og uten å måtte tenke på driftssikkerhet, servere og utvidet IT. Snakk gjerne med relevante aktører for å få en klarere forståelse av hva SaaS innebærer og hvordan et slikt system ville kunne settes opp hos dere.
‍

Ferdig system‍

• Installeres på egen server
• Din virksomhet er ansvarlig for drift og vedlikehold (maskin- og programvare)
• Kan tilpasses, dersom riktig IT-kompetanse er tilgjengelig
• Din virksomhet må sørge for systemets sikkerhet

‍SaaS‍

• Distribuert som en skytjeneste
• Krever bare internettforbindelse
• Tilgjengelig fra hvilken som helst enhet
• Leverandøren er ansvarlig for oppdateringer og infrastruktur
• Leverandøren er ansvarlig for sikkerheten
• Enklere å skalere opp eller ned basert på virksomhetens behov og ønsker

‍

‍

3. Kartlegging - hvilke systemer finnes?

Unngå fellen ved å velge det første journalsystemet som presenteres for deg. Gjør research og evaluér tilbudene fra leverandørene basert på deres behovsanalyse. Bruk nettet til å søke etter ulike alternativer, og/eller lytt til råd fra bransjekolleger med lignende forutsetninger. Deretter er det viktig at du/dere får demonstrasjoner av systemene for en klarere forståelse av arbeidsflyt og funksjonalitet. Hvis demonstrasjonen ikke er tilpasset deres forutsetninger, krev en ny demonstrasjon. Hvordan et journalsystem brukes kan nemlig variere betydelig avhengig av typen virksomhet.
‍

4. Oppsummering

• Å bytte journalsystem kan virke komplisert og arbeidskrevende, men det er enkelt med en god leverandør.
• Et journalsystem fra en leverandør som forstår helsevesenets utfordringer og muligheter, bidrar med verdifulle løsninger.
• En god leverandør kan foreslå hvilke systemstøtte (funksjoner og integrasjoner) dere trenger.
• En god leverandør har en personlig kontakt og support.
• Et godt system er fleksibelt og har moderne teknologi som er enkel å komme i gang med, og som muliggjør smidige, effektiv arbeidsflyt.

‍

Kontakt oss gjerne for mer informasjon og rådgivning om valg av journalsystem.

‍